VoP und Echtzeitüberweisungen im Griff: Wie Sage Intacct Ihre Buchhaltung sicher und schnell macht

KMU stehen aktuell vor einer doppelten Herausforderung: Überweisungen laufen immer häufiger in Sekunden, gleichzeitig steigt der Druck, Empfängerdaten fehlerfrei und revisionssicher zu führen. 🔒⚡ Mit der Empfängerprüfung (Verification of Payee, kurz VoP) werden Name und IBAN vor der Freigabe abgeglichen – ein Gewinn für die Sicherheit, aber auch ein Test für Ihre Stammdaten und Prozesse im ERP.

VoP verstehen: Was sich für Finance- und ERP-Teams ändert

Die VoP-Prüfung – auch als IBAN-Name-Check bekannt – bestätigt vor dem Absenden, ob Kontoinhabername und IBAN zusammenpassen. Das Ergebnis erscheint in Echtzeit im Banking-Workflow und signalisiert, ob Sie die Zahlung guten Gewissens freigeben können.

Für Unternehmen bedeutet das: Stammdatenqualität ist geschäftskritisch. Neben Lieferanten- und Kundenkonten betrifft VoP auch HR-Auszahlungen wie Löhne und Spesen. Abweichungen in Schreibweisen, veraltete Bankverbindungen oder abgekürzte Firmennamen führen schnell zu Warnhinweisen – und im Zweifel zu Verzögerungen.

Sage Intacct unterstützt Finance-Teams, diese neuen Anforderungen effizient umzusetzen: von konsistenter Stammdatenhaltung über automatisierte Zahlungsprozesse bis hin zur Protokollierung der VoP-Rückmeldungen für Audit und Compliance.

Prozesssicherheit mit Sage Intacct: So behalten Sie die Kontrolle

• ✅ Zentral gepflegte Stammdaten: Einheitliche Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiterdaten in der Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft reduzieren Warnmeldungen bereits an der Quelle.
• ⚙️ Automatisierte Zahlungsläufe: Einbindung der VoP-Ergebnisse in Freigabe-Workflows – inklusive Regeln für „Volltreffer“, „annähernde Übereinstimmung“ und „kein Treffer“.
• 🧭 Transparenz und Audit-Trail: VoP-Responses werden protokolliert, damit Compliance und Revision jederzeit nachvollziehen können, warum eine Zahlung freigegeben oder gestoppt wurde.
• 🔁 Sammelzahlung clever steuern: Entscheiden Sie je nach Szenario über VoP-Prüfung bei Bundles (Opt-In/Opt-Out) und vermeiden Sie teure Rückläufer.

Best Practices für VoP im Tagesgeschäft

Richten Sie Ihren Fokus auf Datenqualität und klare Verantwortlichkeiten – so minimieren Sie Fehlversuche und erhöhen die Trefferquote.

• 🧩 Konsistente Firmennamen: Kontoinhabername und Unternehmensname sollten übereinstimmen – inklusive Filial- und Rechtsträgerlogik.
• ✍️ Schreibweisen harmonisieren: Umlaute, Sonderzeichen und Rechtsformzusätze einheitlich behandeln; Aliasnamen für häufig genutzte Varianten hinterlegen.
• 📣 Kommunikation nach außen: Prüfen Sie Bankdaten in Signaturen, Rechnungen, Onlineshop und Belegen; vermeiden Sie abweichende Kurzformen.
• 👤 HR-Bankdaten verifizieren: Lassen Sie Mitarbeitende ihre IBAN bestätigen, um Lohnläufe ohne Störungen abzuwickeln.
• 🧪 Testlauf im Zahlungsprozess: Führen Sie Trockenläufe mit neuen Lieferantenkonten durch, bevor Sie größere Beträge freigeben.

Mit Sage Intacct kombinieren Sie die Vorteile schneller SEPA-Überweisungen mit robuster Compliance: weniger Rückfragen, weniger Risiken – und ein sauberer, revisionssicherer Zahlungsstrom über Einkauf, Verkauf und Personal hinweg.

Fazit: VoP ist mehr als ein zusätzlicher Schritt vor der Zahlung – es ist ein Sicherheitsnetz für Ihren Cashflow. Wer Stammdaten, Workflows und Audit-Trails professionell aufsetzt, profitiert von Tempo und Sicherheit. Prüfen Sie jetzt, wie Sage Intacct Ihre Buchhaltung und ERP-Prozesse für VoP und Echtzeitüberweisungen fit macht – sprechen Sie uns an und starten Sie mit einer unverbindlichen Beratung.